Mitgliederverwaltung
letzte Bearbeitung: 02.10.2024

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Beschreibung:
Mitgliederverwaltung als Erfordernis der Vereinsführung, Erfüllung der Statuten, Erfüllung aller vereinsbezogenen Aufgaben und Verpflichtungen.
Führung der Mitgliederverwaltung in Form von Excel-Listen/Datenbank in Excel. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungstätigkeit entspringt dem Mitgliedsvertrag = vertragliche Grundlage. Via einer Datenschutzvereinbarung am Beitrittsformular wird der Interessent vor Abschluss der Mitgliedschaft über Verarbeitungszwecke, verarbeitete Datenkategorien, Empfänger, Dauer der Datenspeicherung, etc. informiert. Zusätzlich erfolgt die Erteilung der Information nach den Art 13, 14 DSGVO im Detail über einen Datenschutzbutton auf der Webpage des Vereines.
Die Excel-Datenbank ist passwortgeschützt. Zugriff hat folgender eingeschränkter Personenkreis:  Obmann, sowie deren Stellvertreter.

Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden alle Daten - soweit kein Rückstand an Zahlungen (offener Mitgliedsbeitrag, Teilbeträge hiervon, sonstige berechtigte Forderungen des Vereins) seitens des Mitglieds besteht und die Daten auch nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Vermeidung von Rechtsansprüchen des Vereins benötigt werden -  nach Ablauf eines Jahres nach Austritt gelöscht. Diese Frist dient dem Vereinszweck und soll sicherstellen, dass die Abwicklung des Vertrages mit dem Mitglied und die damit zusammenhängenden Aufgaben gewährleistet ist. Im Falle des Bestehens offener Forderungen zum Zeitpunkt des Austritts beginnt der Fristablauf mit dem Zeitpunkt des Begleichens der offenen Zahlungen. Auf die einjährige Frist wird in der oben geschilderten Datenschutzerklärung gesondert hingewiesen.
Daten/Datensätze, die zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (z.B. Buchführung) benötigt werden, bleiben für die in den Materiengesetzen normierte Aufbewahrungsdauer gespeichert und werden anschließend gelöscht.
Ein Backup des Excel-Files wird auf einem verschlüsselten USB-Stick/externe Festplatte abgelegt, welcher/welche der Obmann an seinem Wohnort aufbewahrt.

Rechtsgrundlage
Zur Vertragserfüllung notwendig (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
Sensible Daten nach DSGVO Art. 9
nein
Datenschutzfolgeabschätzung durchgeführt? Nicht notwendig, da keine hohen Risiken für Rechte und Freiheiten der Betroffenen Kategorien der betroffenen Personen
Mitglieder
Kategorien der verarbeiteten Daten
Geschlecht
Funktion
Austrittsdatum
Eintrittsdatum
Telefon Mobil
Straße (privat)
PLZ (privat)
Ort (privat)
Vorname
Nachname
Geburtsdatum
e-mail Adresse
Technische Maßnahmen
Zugriff eingeschränkt (Zugriff nur durch Obmann, sowie dessen Stellvertreter)
Backup Datenbank (Verschlüsselter USB-Stick, Durchführung der Backups durch den Vereinsobmann oder dessen Stellvertreter)

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Namen und Kontaktdaten des/der für die Verarbeitung Verantwortlichen
Robert Vollmann
Verein: SW Blue Red
Lorettostrasse 24
2485 Wimpassing an der Leitha

Kontaktperson:
Robert Vollmann
Verein: SW Blue Red
Lorettostrasse 24
2485 Wimpassing an der Leitha
+4369911208007